La fin d’un emploi est une étape importante dans la carrière de tout professionnel. Que ce soit votre alternance qui touche à sa fin, pour évoluer vers de nouveaux horizons, se consacrer à des projets personnels ou tout simplement pour un changement de vie, annoncer son départ de manière professionnelle est essentiel.
Un mail de départ bien rédigé permet non seulement de laisser une bonne impression, mais aussi de maintenir de bonnes relations avec ses collègues et employeurs. Chez MBway, école de commerce et de management à Lyon, nous poussons tous nos étudiants en alternance à développer leurs compétences en communication et leur savoir-être professionnel. Ces qualités sont essentielles pour réussir dans le monde du travail et pour bâtir des relations solides et durables tout au long de leur carrière.
Dans cet article, notre business school lyonnaise vous donne des conseils pratiques pour rédiger un mail de départ efficace et professionnel.
Pourquoi écrire un mail de départ ?
Votre départ peut provoquer un bouleversement au sein de votre entreprise, ou de votre service, notamment dans les habitudes de vos collègues les plus proches. Un mail de départ leur permettra d'être informés de votre départ imminent et de se préparer à cette situation. Par exemple, ils pourront vous poser d'éventuelles questions auxquelles vous seul pouvez répondre. Une communication claire aide à minimiser les perturbations et aide au bon déroulement des projets. De plus, ce message de départ est une excellente occasion d'annoncer et de présenter votre remplaçant (si vous le connaissez déjà). Cela permettra de faciliter la transition, tant pour cette personne que pour vos anciens collègues et clients.
Le monde professionnel est petit et il est probable que vous croiserez à nouveau vos anciens collègues ou partenaires dans de futures entreprises ou sur de futurs projets. Vous avez tout intérêt à ce que ces derniers gardent une bonne image de vous. En plus de montrer votre respect et votre gratitude, un mail de départ bien rédigé est un élément essentiel pour renforcer votre réseau professionnel et maintenant de bonnes relations professionnelles.
Nos conseils pour rédiger un bon mail de départ professionnel
Plus vous relisez les mails de départ de vos anciens collègues, plus vous vous interrogez sur le vôtre et sur la manière de le rédiger : un message court ou long ? Puis-je être sincère ? Dois-je rester strictement professionnel ou puis-je me permettre quelques plaisanteries ? Et ce client que j'apprécie tant, dois-je lui envoyer un mail de remerciement ? MBway Lyon fait le point et vous donne de précieux conseils pour vous aider à rédiger votre mail de départ professionnel.
Choisissez les destinataires de votre message
Avant de commencer à rédiger votre mail de départ et à remercier certaines personnes, prenez le temps de réfléchir à qui vous souhaitez l'envoyer. Est-ce que ce message sera destiné à quelques collègues, uniquement à votre équipe, à toute l’entreprise ou peut-être à un client en particulier (ou à tous vos clients) ? En général, cela dépend de la raison pour laquelle vous quittez votre poste et des conditions de votre départ, ainsi que des souvenirs que vous gardez de votre expérience professionnelle. La taille de votre entreprise joue également un rôle crucial. Dans une grande entreprise avec plusieurs centaines de collaborateurs, il n'est peut-être pas nécessaire d'envoyer un mail de départ à tout le monde. Adaptez votre message selon l'ambiance qui règne dans votre entreprise. En revanche, dans une plus petite structure de quelques dizaines de salariés, veillez à ne pas envoyer votre message uniquement à votre équipe pour éviter de vexer les autres.
Dans tous les cas, vous pouvez rédiger plusieurs messages ! Par exemple, un mail de départ général adressé à toute l’entreprise avec un message de remerciement global, et un autre mail plus personnel et moins formel destiné à vos collègues préférés ou à votre équipe, notamment ceux que vous aimeriez inviter à votre pot de départ. Faire cette distinction pour permettra d’adapter votre discours et de trouver le ton adéquat en fonction des destinataires.
Adapter votre message de départ à votre ancienneté
Envoyer un message de remerciement à ses collègues après six mois de stage est une bonne pratique. Mais remercier ses collègues et son entreprise après 10 ans de collaboration, c’est encore autre chose ! Plus votre ancienneté dans l'entreprise est grande, plus votre mail de départ prend de l'importance. Il est donc essentiel de soigner vos adieux après de nombreuses années de travail avec vos collègues.
Votre ancienneté est souvent proportionnelle à votre influence et à votre importance dans l'entreprise. Au plus vous êtes resté au sein d’une organisation, au plus vos anciens collègues risquent de ressentir votre absence au quotidien, que ce soit dans les différentes missions liées à l’activité ou dans l’ambiance de l’open-space. Dans ce cas, vous pouvez vous permettre de rédiger un mail de remerciement un peu plus long et personnel.
Soyez clair, concis et exprimez votre gratitude
Quand vous rédigez un mail de départ professionnel, il est essentiel d'être clair et concis. Inutile de rédiger un long discours ennuyant que personne ne lira. En général, une longueur d'environ 200 à 300 mots est suffisante.
Allez droit au but pour éviter toute confusion et permettre à votre message d'être compris rapidement par tous. Exprimez votre gratitude envers vos collègues, votre employeur ou tout autre destinataire de votre mail de départ, pour les opportunités, les moments partagés, les défis relevés, et le soutien reçus durant votre temps dans l'entreprise. Prenez le temps de remercier les personnes qui le méritent et de mentionner quelques expériences positives ou projets marquants pour montrer que vous avez apprécié votre temps passé dans l'entreprise.
N'oubliez pas de trouver le ton juste pour votre message. Qu'il soit émouvant, drôle, inspirant ou optimiste – ou peut-être même un peu tout ça à la fois ! Montrez que vous avez apprécié votre expérience professionnelle et que vous partez en bons termes. Cela vous aidera à maintenir des relations positives pour l'avenir.
Incluez les informations pratiques
Il est crucial de mentionner la date de votre départ dans votre mail. Vos collègues doivent savoir précisément quand vous quitterez votre poste. Indiquer cette date permet de situer votre départ dans le temps et d’éviter les quiproquos, les surprises ou même que certains collaborateurs continuent de vous envoyer des emails auxquels ils n’auront jamais de réponse.
Si vous connaissez déjà le nom de la personne qui vous remplacera, il est également utile de le mentionner dans votre mail de départ. Ainsi, vos collègues sauront à qui s'adresser après votre départ et ne se retrouveront pas sans interlocuteur. Fournissez l'adresse email et le numéro de téléphone interne de la personne qui prendra votre poste pour faciliter la transition.
Si vous partez en bons termes et que vous souhaitez rester en contact avec vos anciens collègues, n’hésitez pas à inclure vos coordonnées personnelles : adresse mail personnelle, numéro de téléphone, profil LinkedIn, ou autre. Cela renforce les relations et peut être utile pour votre réseau professionnel à l'avenir.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également mentionner le nom de votre future entreprise et de votre nouveau poste.
Enfin, si vous prévoyez un pot de départ, réservez la fin de votre message pour les détails pratiques de cet événement de la plus haute importance : le lieu, la date, l’heure, ainsi que la manière de répondre à votre invitation.
Ce qu’il ne faut surtout pas écrire dans un mail de départ
Il n'existe pas de modèles stricts ou de règles fixes pour rédiger un mail de départ. Vous êtes libre de remercier qui vous voulez de la manière qui vous convient. Cependant, certaines choses sont à éviter absolument, surtout si vous souhaitez maintenir de bonnes relations professionnelles ou personnelles :
- Régler vos comptes avec l’entreprise
- Partager des informations confidentielles
- Insulter votre manager, des collègues, des clients, le PDG ou tout autre personne
- Se vanter de votre nouveau poste ou dénigrer ceux qui vont reprendre votre travail
- Critiquer ou reprocher quoi que ce soit à un collègue en particulier
- Adopter un ton négatif ou sarcastique
Même si vous quittez votre poste pour des raisons négatives, il est important de rester positif dans votre mail de départ. Concentrez-vous plutôt sur les aspects positifs de votre expérience. Si vous ne voyez rien de positif ou que vous ressentez l'envie de rédiger un message virulent, il vaut mieux vous abstenir !
Rédiger un mail de départ professionnel est une étape essentielle pour quitter son emploi de manière élégante et respectueuse. En suivant nos conseils et en découvrant nos 4 exemples de mail de départ professionnel, vous pouvez vous assurer de laisser une bonne impression et de maintenir de bonnes relations professionnelles.
Chez MBway, école de commerce et de management à Lyon, nous croyons fermement que les compétences professionnelles vont au-delà des connaissances académiques. Nos MBA spécialisés en alternance sont conçus pour préparer les managers de demain à toutes les facettes du monde professionnel, ce qui comprend le savoir-être en entreprise. En choisissant MBway Lyon, vous vous donnez toutes les clés pour réussir et évoluer dans votre carrière.
Pour en savoir plus sur nos formations et comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs professionnels, n'hésitez pas à visiter notre site web ou à nous contacter directement.