Dans notre monde moderne, nous sommes constamment sollicités de toutes parts. Votre boîte de réception déborde de dizaines d'e-mails non lus, votre emploi du temps est saturé de réunions, les messages Teams affluent toutes les 30 secondes, et vos collègues vous appellent constamment de l’autre bout de l’open space… Vous vous reconnaissez dans ce tableau ? Si tel est le cas, vous êtes probablement victime d'hypersollicitation !
Ce phénomène est de plus en plus répandu dans le monde professionnel, et il affecte particulièrement les managers. Cette hyperactivité professionnelle peut rapidement devenir épuisante et affecter notre bien-être ainsi que notre efficacité au travail. Heureusement, des solutions sont à portée de main.
Chez MBway Lyon, nous formons les managers de demain donc nous connaissons les défis auxquels vous pouvez être confrontés. Aujourd’hui, notre école de commerce et de management, vous expose le guide de survie pour les managers ultra-sollicités. Découvrez comment, à l’aide de choses simples, vous pouvez lutter contre l’hypersollicitation, pour atteindre vos objectifs tout en préservant votre équilibre personnel et votre santé mentale.
Pourquoi l’hypersolliciation est un danger en entreprise ?
Être constamment submergé de demandes peut entraîner une baisse de concentration et une dispersion d'énergie, ce qui nuit directement à la performance. Ce phénomène est particulièrement préjudiciable lorsqu'il touche les managers, car il peut altérer leur capacité à prendre des décisions éclairées et à gérer efficacement leurs équipes. Les managers hypersollicités sont souvent moins disponibles et peuvent contribuer à instaurer une atmosphère de travail stressante, voire toxique, ce qui affecte la motivation des collaborateurs, détériore le climat social et diminue la productivité.
Les répercussions de l'hypersollicitation sur l'organisation sont donc significatives, mais ce sont surtout les impacts sur la santé mentale des managers qui suscitent des préoccupations. L'excès de sollicitations crée un sentiment d'urgence constant, susceptible de générer du stress, de l'anxiété et même de conduire au burn-out ou à la dépression. Alors face à ce défi, quelles sont les mesures à prendre ?
Conseil 1 : Identifiez vos priorités
La première étape pour contrer l'hypersollicitation au travail est de définir clairement vos priorités. Prenez le temps de réfléchir à vos objectifs professionnels à court et à long terme, ainsi qu'aux tâches qui contribuent réellement à les atteindre. En vous concentrant sur l'essentiel, vous pourrez mieux gérer votre temps et votre énergie.
Vous devez avoir une idée précise de ce que vous devez faire et de ce que vous ne devez PAS faire afin de filtrer les sollicitations de manière efficace. L’idéal est de se fixer des objectifs pour la semaine afin d'avoir une vision à court terme, et d’autres pour le trimestre pour toujours garder en tête une vision plus moyen terme de vos projets.
Une fois que vous avez pris le temps de définir vos objectifs, c'est simple : toute demande qui ne correspond pas à ces priorités, vous pouvez la mettre de côté !
Si vous avez du mal à hiérarchiser les priorités, lisez notre article « Réussir à prioriser quand tout semble important », pour découvrir nos conseils et des méthodes professionnelles de dépriorisation.
Conseil 2 : Organisez votre temps de manière efficace
Une fois que vous avez priorisé vos différentes tâches en fonction de vos objectifs, vous devez organiser vos semaines de manière efficace. En effet, la gestion du temps est essentielle pour contrer l'hypersollicitation. Utilisez des outils tels que les agendas électroniques ou les applications de gestion de tâches pour planifier vos journées et hiérarchiser vos activités. Allouez des plages horaires spécifiques pour chaque tâche et veillez à respecter ces plannings autant que possible.
Pour vous aider dans cette tâche, découvrez les 3 logiciels de gestion de projet les plus connus et leurs principales fonctionnalités pour savoir lequel correspond le mieux à vos besoins.
Conseil 3 : Apprenez à déléguer
N'ayez pas peur de déléguer certaines tâches lorsque cela est possible. Faites confiance à vos collègues et apprenez à partager la charge de travail. La délégation permet non seulement de libérer du temps pour se concentrer sur les tâches les plus importantes, mais elle favorise également le développement des compétences au sein de l'équipe.
Conseil 4 : Apprenez à dire non
Il est important de savoir dire non lorsque vous êtes déjà surchargé de travail et que la demande n’est absolument pas une priorité pour vous. Apprenez à évaluer vos capacités et à fixer des limites réalistes. Dire non à certaines demandes ne signifie pas que vous êtes incapable ou peu coopératif, mais plutôt que vous êtes conscient de vos priorités et de vos capacités.
Apprendre à dire non est une compétence vraiment importante à développer, et qui se travaille avec le temps, surtout si vous êtes un manager débordé. La clé du succès réside dans le fait d'expliquer toujours pourquoi vous dites non. Et quand il s'agit de refuser des demandes de la part de votre hiérarchie, ce qui peut parfois être délicat, adoptez une approche basée sur le questionnement constructif : remettez en question la demande en expliquant que si vous y répondez immédiatement, cela pourrait compromettre vos objectifs trimestriels. Quoi qu'il en soit, il est super important d'établir vos limites, car ce n’est pas toujours l’entreprise qui le fera pour vous.
Conseil 5 : Prenez des pauses régulières
Il est crucial de prendre des pauses régulières pour recharger vos batteries et maintenir votre productivité. Faites des pauses courtes toutes les heures pour vous étirer, vous hydrater ou simplement vous éloigner de votre poste de travail. Et n'oubliez pas de prendre des pauses plus longues pour décompresser et vous ressourcer.
Prendre une vraie pause vous permet de relâcher la pression et de retrouver toute votre capacité d'attention. Lorsque vous télétravaillez, essayez de ne pas utiliser ces pauses pour faire systématiquement des courses ou des tâches ménagères. Gardez-les plutôt pour vous détendre et vous reposer, sans vous rajouter d'autres sources de stress. Accordez-vous du temps pour recharger vos batteries et prendre du recul. Vous pourrez ainsi revenir à vos activités professionnelles avec une énergie boostée et une efficacité redoublée. Prendre quelques minutes pour une petite balade ou faire une sieste rapide peut vraiment aider à contrer les effets négatifs de l'hypersollicitation.
Conseil 6 : Se mettre en « mode avion »
Pour progresser et avancer sur vos projets, il n'y a rien de mieux que de vous organiser des sessions de "deep work", où vous vous isolez de toute perturbation extérieure pour vous assurer une concentration maximale.
Pour ce faire, désactivez toutes les notifications, mettez votre téléphone en mode avion et trouvez un endroit tranquille où vous pouvez vous concentrer pleinement. Si vous travaillez dans un open space, portez un casque antibruit ou des écouteurs avec de la musique pour créer votre propre bulle et signaler clairement à vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé. Pensez également à bloquer ces plages horaires dans votre agenda afin d'informer votre équipe de votre indisponibilité.
Conseil 7 : Alerter vos supérieurs
Si malgré l'application des conseils de notre école de commerce et de management, vous continuez à ressentir une forte hypersollicitation, il est possible que le problème soit plus profondément enraciné et nécessite des actions au niveau organisationnel de votre entreprise.
Dans ce cas, il est important de prendre l'initiative de soulever cette question avec votre hiérarchie ou le département des ressources humaines. Votre hypersollicitation peut tout simplement découler d'un manque de processus clairs au sein de l'entreprise. Dans de telles situations, il est essentiel de ne pas rester isolé et de demander de l'aide. Vous pourriez envisager de proposer des initiatives telles qu'une "journée sans e-mail" ou la mise en place d’une séance de travail collaborative dédiée à un type de demande en particulier. Cette approche pourrait être un moyen efficace de redécouvrir les avantages des interactions en personne tout en réduisant les interruptions constantes. En effet, bien que la communication par e-mail ou sur des plateformes comme Slack soit facile, nous sommes souvent plus réticents à décrocher le téléphone ou à avoir des conversations en face-à-face.
L'hypersollicitation est devenue monnaie courante et mets à rude épreuve la santé mentale des travailleurs, en particulier des managers. Cependant, en appliquant des conseils simples tels que définir ses priorités, apprendre à dire non, organiser son temps efficacement, déléguer et prendre des pauses régulières, il est possible de contrer ce phénomène. En adoptant ces stratégies, vous pouvez faire une grande différence dans votre capacité à travailler de manière efficace et à rester concentré dans un environnement professionnel souvent tumultueux.
Dans notre école de commerce et de management, nous comprenons tout l’enjeu et l'importance de trouver le juste équilibre dans votre vie professionnelle. Grâce à nos programmes de bac+3 à bac+5 axés sur une pédagogie innovante, vous apprendrez à gérer efficacement votre temps, à identifier vos priorités et à contrer l'hypersollicitation au travail. Rejoignez MBway Lyon dès la rentrée et prenez le contrôle de votre avenir professionnel.
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