Ces dernières années, avec la crise du Covid et l’explosion du télétravail, les manières de travailler ont grandement évolué. D’un autre côté, l’augmentation des prix au mètre carré des locaux professionnels obligent certaines entreprises à changer de bâtiment pour s’installer dans des bureaux plus petits. Avec des espaces qui ne permettent pas toujours d’avoir des bureaux individuels et des employés qui sont moins présents sur site… C’est pour cela que de plus en plus d’entreprises se tournent vers la mise en place d’open-space, également appelés bureaux partagés.
L’open-space présente de nouveaux avantages car il permet de favoriser les échanges, de garantir la cohésion d’équipe et d’accélérer les processus grâce à cette proximité entre tous les membres d’une entreprise. Sur le papier, travailler en open-space est donc une expérience enrichissante et dynamique, cependant à cause du bruit de fond permanant, de l’agitation ambiante et du manque de confidentialité, il n’est pas toujours évident de travailler efficacement dans un bureau partagé.
Chez MBway Lyon, nous prêtons une attention particulière au bien-être de nos alternants, collaborateurs ou intervenants. Afin de vous donner les clés pour réussir votre alternance dans l’un de nos MBA spécialisés, ou tout simplement vous épanouir dans votre carrière professionnelle, notre école de management vous présente 8 conseils pour tirer le meilleur parti de votre environnement en open-space. Car oui, nous aussi nous avons choisi cette option de bureau pour nos collaborateurs présents en permanence sur le campus.
1. Respectez les autres
La première règle évidente à suivre pour cohabiter en open-space repose, sans aucun doute, sur le respect envers les autres. Étant donné la proximité des bureaux, il est essentiel d'adopter une attitude respectueuse et courtoise envers tous vos collègues. Afin d’éviter de perturber leur concentration inutilement, veillez à ne pas générer de bruit excessif, que ce soit en vous déplaçant, en consommant de la nourriture ou en négligeant de mettre votre téléphone en mode silencieux. Vous pouvez aussi demander poliment à vos collègues s’ils sont disponibles avant d’engager une conversation avec eux. Chez MBway Lyon, nous sommes convaincus que le respect mutuel contribue à un environnement de travail harmonieux.
2. Maîtrisez vos émotions
Travailler dans ce type d'environnement peut être une source de stress, d'autant plus lorsque l'on porte d'importantes responsabilités. Certains comportements peuvent devenir rapidement gênants lorsqu'ils se répètent. En effet, entre les blagues douteuses de Robert du matin au soir et Marie qui se crêpe le chignon avec son mari au téléphone à longueur de journée, vous êtes à deux doigts de péter les plombs. Si vos collègues commencent à vous agacer, essayez de ne pas vous laisser submerger par la frustration. Restez calme et faites preuve de patience lorsqu’il s’agit de détails mineurs. Cependant, si la situation devient vraiment inconfortable pour vous, n'hésitez pas à en discuter directement avec les personnes concernées ou avec votre manager si ces derniers ne sont pas réceptifs.
3. Adaptez vos horaires
Si vous constatez que le bruit dans l'open-space perturbe votre concentration de manière significative, envisagez d'ajuster vos horaires si c’est possible. Une solution pour vous pourrait être d'arriver plus tôt le matin pour partir plus tôt le soir, ou vice-versa, en arrivant plus tard le matin pour prolonger votre journée. Cette approche vous permettra de bénéficier d'une période de tranquillité plus longue en étant présent lorsque l'open-space est plus calme et moins fréquenté. Le télétravail représente également une excellente alternative, notamment si votre espace de travail à domicile est adapté.
4. Coupez-vous du bruit
Connu pour son ambiance souvent animée, un espace collaboratif présente parfois des nuisances sonores. Entre le ronronnement de la photocopieuse, le claquement des touches de clavier ou les réunions de vos collaborateurs, il peut parfois être difficile de se concentrer même si vos collègues font de leur mieux pour ne pas faire trop de bruit. Pour surmonter ce défi, pensez à utiliser un casque, des écouteurs ou des bouchons d'oreilles. Ces solutions se révèlent efficaces pour atténuer les bruits ambiants et rester focus sur ses tâches.
5. Personnalisez votre espace de travail
Un open-space peut facilement perdre en personnalité si vous ne lui apportez pas une touche individuelle. Les postes de travail sont souvent uniformes et manquent de caractère. Pour amener un peu de gaité dans votre espace de travail, aménagez-le à votre goût avec des photos, des plantes, des touches de couleur, etc. Et pour que l’ensemble de l’open-space soit plus accueillant et que chacun se sente bien au quotidien, impliquez vos collègues dans cette démarche.
6. Privilégiez la bienveillance et l'entraide
L'open-space, du fait de sa conception ouverte, peut s'avérer un excellent moyen d'apprendre sur le terrain en observant les personnes qui vous entourent. Nous vous conseillons donc de profiter de cette configuration pour comprendre comment vos collègues travaillent. A l’inverse, vous pouvez également être attentif aux besoins de vos collègues et leur offrir votre aide lorsque cela est nécessaire. Si vous favorisez un esprit d’équipe et d’entraide au sein de votre espace de travail, vous pourrez surmonter les défis et attendre vos objectifs plus facilement grâce à l’intelligence collective.
7. Définir des règles
Au sein d’un open-space, de nombreuses règles sont souvent implicites, comme l'autorisation de manger à son bureau ou la recommandation de ne pas passer d'appel trop long. Cependant, en fonction de notre caractère et de notre éducation, les règles de bienséance de chacun peuvent varier. C’est pourquoi, il est essentiel d’établir dès le début des règles applicables à tous. Vous pouvez également créer un mini règlement intérieur propre à chaque espace de travail pour formaliser ces normes. Si aucun règlement n’existe dans votre entreprise, soyez moteur et proposez l’idée ! Vous marquerez sûrement des points, car cette initiative prouvera que vous portez une grande importance à la cohésion d’équipe.
8. Prenez du recul et détendez-vous
N'oubliez pas de prendre du recul de temps en temps. Si vous sentez que le niveau de bruit ou l'agitation de l'open-space vous déconcentre, accordez-vous une pause dans un espace calme pour vous ressourcer. En plus de recharger vos batteries, ces pauses vous offriront une excellente opportunité pour créer des liens avec vos collègues. De plus, dans un open-space, vous côtoyez souvent les mêmes visages tout au long de la journée. Faire des pauses est également l’occasion de rencontrer les personnes qui sont assises à l’autre bout de la pièce. Ce sont ces moments de partage qui favorisent la bonne ambiance générale au sein de l’open-space. Alors, n'hésitez pas à suggérer une pause à vos collègues et à aller savourer un café en terrasse ensemble.
Au sein de notre école MBway Lyon, la majorité de nos collaborateurs travaillent en open-space car nous sommes convaincus que cette organisation favorise la cohésion d’équipe et la montée en compétences collective. Si vous aussi vous évoluez dans un open-space, comme c'est le cas de beaucoup de nos collaborateurs, restez positif, organisez-vous et n'hésitez pas à vous adapter à votre environnement. Vous verrez que, si vous y mettez un tout petit peu du vôtre, travailler dans un bureau partagé peut devenir une véritable expérience productive et enrichissante !